Wie is verantwoordelijk
Vlot Proces en De Slimme Schakel zijn handelsnamen van de vennootschap onder firma van Sebastian Rociu en Sergiu Solomon ("wij", "ons").
Contact: info@vlotproces.nl.
Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in deze verklaring. Verwerken we gegevens in opdracht van een klant, dan is die klant verantwoordelijk en zijn wij verwerker; daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst.
Welke gegevens en waarvoor
Contactformulier en e-mail: je naam, e-mailadres, eventueel je bedrijfsnaam en wat je ons schrijft. We gebruiken dit om je vraag te beantwoorden en een eventueel gesprek te plannen. Grondslag: de stappen vóór het sluiten van een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.
Klanten en opdrachten: zakelijke contactgegevens, afspraken, offertes, facturen en correspondentie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (fiscale) verplichtingen.
Zakelijk contact met bedrijven: bedrijfsnaam, website en zakelijke contactgegevens uit openbare bronnen, met de bron erbij. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om bedrijven te benaderen die mogelijk baat hebben bij onze diensten. We wegen dat belang vooraf af, benaderen alleen via kanalen waarvoor dat wettelijk mag, en respecteren een bezwaar altijd.
Beveiliging en werking van de website: technische gegevens zoals IP-adres en browsergegevens, kortstondig, om de site veilig en bereikbaar te houden. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
Hoe lang we gegevens bewaren
Contactaanvragen waar geen opdracht uit volgt: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
Offertes, facturen en de administratie die daarbij hoort: 7 jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft.
Onderzoeksgegevens over bedrijven zonder contact of vervolg: we beoordelen ze na 90 dagen en verwijderen wat niet meer nodig is.
Heb je bezwaar gemaakt tegen contact, dan bewaren we alleen het minimum dat nodig is om je niet opnieuw te benaderen.
Met wie we gegevens delen
We verkopen geen gegevens. We schakelen alleen dienstverleners in die nodig zijn om ons werk te doen, zoals hosting en e-mail. Onze website en database draaien bij Cloudflare. Met dienstverleners die persoonsgegevens voor ons verwerken, maken we afspraken over beveiliging en geheimhouding.
Sommige dienstverleners, waaronder Cloudflare, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
We delen gegevens met anderen alleen als de wet ons daartoe verplicht.
Beveiliging
We beschermen gegevens met passende maatregelen: versleutelde verbindingen, persoonlijke accounts met rollen, zo min mogelijk toegang, en een logboek van wijzigingen in ons beheersysteem.
Geen geautomatiseerde besluiten
We nemen geen besluiten over personen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. Hulpmiddelen kunnen voorbereiden of sorteren; een mens beslist.
Jouw rechten
Je kunt ons vragen om inzage, correctie of verwijdering van je gegevens, om beperking van de verwerking, om overdracht van je gegevens, en je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Bezwaar tegen direct contact honoreren we altijd. Mail daarvoor naar info@vlotproces.nl. We reageren binnen een maand.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. Deze versie is van 15 september 2026.
Vragen hierover? Mail naar info@vlotproces.nl.